Modul
Artikel
und Aufträge

Mit dem Zusatzmodul Artikel und Aufträge (ART) können Produkte, Leistungen und Artikel (z.B. Mietverträge, Formulare, Zeitschriften, Werbeartikel) einfach und übersichtlich verwaltet und für die Auftragserstellung verwendet werden.

Durch Unterstützung spezifischer Prozesse und Vorgaben kann ART von bis zu zwei Organisationseinheiten eines Vereins (z.B. durch die angeschlossene GmbH) verwendet werden.

Artikelstammdaten:

Alle wichtigen Daten zu einem Artikel können in den Stammdaten hinterlegt werden, wie beispielsweise:

• Artikelart
• Bezeichnung
• Ausführlicher Beschreibungstext
• Textänderungsberechtigung
• Infofeld (für zusätzliche Hinweise)
• Inaktiv-Kennzeichen (falls ein Artikel nicht mehr bestellt werden kann)
• Erlös- und Aufwandskonto der Buchhaltung
• Höhe der Umsatzsteuer

Zudem können unterschiedliche Preisinformationen hinterlegt und unterschieden werden; zum Beispiel:

• Spezialpreise für Mitglieder
• Staffelpreise (ab einer bestimmten Abnahmemenge)
• Netto-/Brutto-Preise, USt.-befreite Preise

Aufträge, Rechnungen, Auswertungen: 

Über die Auftragsverwaltung können Aufträge für bereits bestehende Partner (z.B. Mitglieder) oder für neue Kunden erstellt und verwaltet werden. Folgende Informationen können dabei aus bereits hinterlegten Stammdaten übernommen werden:

• Auftragsnummer, Auftragsart, Partnernummer, Partnerbezeichnung
• Artikel (Positionen)
• Auftragsdatum, Preisdatum (z.B. bei Verwendung von Artikeln mit "Spezialpreisen" für Partner - deren Auftrag bereits erfasst wird - die aber erst nach Auftragsstellung zum Mitglied werden)
• Art der Rechnungsstellung (brutto/netto)
• Zahlungsziel
• Kundenbestellnummer (z.B. Referenznummer des Partners)
• Ansprechpartner (z.B. Kontaktperson beim Partner für Rückfragen)
• Datum und Benutzer der Neuanlage, Änderung
• Gesamt-Netto-/Brutto-Summe des Auftrags
• Positionen (gewünschte Artikel)

Artikel, die nicht mit Stammdaten hinterlegt sind, können auch direkt in einem Auftrag erfasst werden, so dass zum Beispiel Einmalverkäufe ohne weiteren Aufwand abgerechnet werden.

Rechnungen können für Aufträge einfach und schnell als PDF erzeugt werden. Unterschiedliche Textbausteine (z.B. auch unterschiedlich hinterlegte Bankverbindungen) können dabei verwendet werden.

Je nachdem welche Organisationseinheit ART nutzt, erleichtert die Verwendung separat hinterlegbarer Briefbögen (für Rechnungen, Stornorechnungen, Mahnungen) den Organisationsalltag.

Bei der Abrechnung von Artikeln werden die entsprechenden Offenen Posten und Buchungssätze erzeugt. Offene Posten können getrennt nach Organisationseinheit ausgewertet werden (Listen, Datenausgaben Fibu).